Wie funktioniert die Warenbeschaffung im Einzelhandel?

Die Beschaffung von Waren ist ein essenzieller Schritt für dich als Einzelhändler*in. Das Ziel: Eine gute Auswahl der Waren, die richtige Menge, gute Qualität und natürlich ein optimaler Preis.

So funktioniert der Einkauf für Einzelhändler*innen

1. Bedarf: Was genau brauchst du und wann? Was wollen deine Kunden, was liegt im Trend? Die Menge, Qualität und den Zeitrahmen für die Lieferung bestimmen, sind das A und O. Dabei helfen dir Marktanalysen, Kundenumfragen und Verkaufsanalysen. 

2. Inventar & Bestandskontrolle: Checke deinen Prozess der Warenverwaltung und stelle sicher, dass alle Bestände dokumentiert sind. Was ist der übliche Warenbestand? Denke daran, was der Mindestbestand sein muss, um Engpässe zu vermeiden.Welche Produkte sind noch im Lager und hast du Überbestand? Falls ja, recherchiere, wie du diesen zuerst verkaufen kannst, bevor du neue Ware bestellst, damit du keine Verluste machst. Überprüfe die Größe und den Platz deiner Lagerfläche, damit du nicht mehr bestellst, als du Platz hast und deine Lagerkosten so gering wie möglich hälst.

4. Budget: Mach dich mit den aktuellen Finanzen vertraut und lass dich von deinem Unternehmensberater beratschlagen. Nutze zum Beispiel das 60-Tage-Zahlungsziel von Faire. Du kannst damit Waren kaufen und verkaufen, ohne sie im Voraus bezahlen zu müssen. Dadurch bleiben dir mehr finanzielle Mittel, um Kosten wie Mieten oder Gehälter zu zahlen, ohne auf neue Produkte verzichten zu müssen. Mehr Informationen zu diesem Thema findest du hier.

5. Auswahl der Großhändler*innen : Nachdem du den Bedarf festgelegt hast, kannst du potenzielle Großhändler*innen identifizieren, die deine benötigten Waren oder Produkte anbieten können. Dies kann durch Recherche, Empfehlungen oder Messen erfolgen. Auf Faire ist es besonders einfach, dir schnell einen Überblick zu verschaffen, was in deiner Kategorie angeboten wird. Suchst du zum Beispiel nach wiederverwendbaren Wasserflaschen für den Sommer, findest du auf Faire jede Menge Optionen und Marken wie Carry Bottles, Fancy Trinken oder Bearfoot. 

6. Verhandlung: Der Preis spielt natürlich eine wichtige Rolle. Am besten immer nach Rabatten fragen und die Konditionen der Zahlungsbedingungen checken. Wie hoch ist der Skontoabzug oder gibt es einen Mengenrabatt? Nicht scheu sein und alle Möglichkeiten abfragen. Fragen und Verhandlungen kosten nichts und jeder Cent macht sich auf lange Sicht bemerkbar. Gibt es eine Möglichkeit für Sonderkonditionen? Frage auch nach Preissenkungen. Nach erfolgreicher Verhandlung schließt du den Vertrag ab. Und vor der endgültigen Bestellung auf jeden Fall noch einmal nachprüfen, ob auch wirklich alle Konditionen schriftlich erfasst wurden.

7. Lieferung und Qualitätssicherung: Die Waren oder Produkte werden geliefert und dann geht es direkt zur Qualitätsprüfung. Wichtig ist es, immer sicherzustellen, dass die vereinbarten Konditionen erfüllt wurden und die Ware deinem Standard entspricht. Was passiert, wenn du mit einem Produkt nicht zufrieden bist oder sich eine bestimmte Marke nicht gut verkauft? Bei Faire gibt es dafür die Möglichkeit der kostenlosen Rückgabe bei Erstbestellungen. Du kannst alle Produkte, die du nicht verkaufst, zurückgeben. Auf diese Weise ist das Risiko, eine neue Marke in deinem Geschäft auszuprobieren, viel geringer. 

8. Lagerung und Bestandsmanagement: Nach Erhalt der Ware werden diese ordnungsgemäß gelagert. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Lagerung den Anforderungen der Produkte entspricht. Zum Beispiel sollten bestimmte Produkte trocken, kühl oder vor Sonnenlicht geschützt gelagert werden. Bei Aufnahme der Ware im Lager werden die Produkte in das Bestandsmanagement des Unternehmens integriert. 

9. Verkauf: Bringe deine Waren in den Laden oder die Produktinfos und Fotos in deinen Online-Shop. Nimm dir Zeit, deine Produkte richtig zu beschreiben. Deine Produktbeschreibungen sind einer der wichtigsten Faktoren für die Online-Präsenz deiner Artikel und stelle sicher, dass du auch gute Fotos der Produkte hast. Starte mit der Vermarktung und dann kann dem Verkauf nichts mehr im Wege stehen. Hier ein paar Tipps für kostengünstiges Marketing.

10. Feedback: Hole dir Feedback von Kunden und deinen Mitarbeitern zu den erhaltenen Produkten. Basierend auf diesen Rückmeldungen können Verbesserungen vorgenommen und zukünftige Beschaffungsprozesse weiter optimiert werden.

Was muss noch bei der Beschaffung von Waren beachtet werden?

Berücksichtige längere Vorlaufzeiten für Feiertage wie Weihnachten und spezielle Tage wie Muttertag, Halloween oder Schulanfang. Arbeite mit dem Faire Kalender. Dieser gibt dir eine Übersicht, wann ein guter Zeitpunkt ist, um mit dem Einkauf von Lagerbeständen für eine bestimmte Saison oder bestimmte Feiertage zu beginnen.

Plane Bestellungen für die Bestseller bis zu 6 Monate im Voraus und nutze den Faire Messenger, um mit deinen Lieferanten in Kontakt zu bleiben. Im Faire Gift Guide findest du Geschenkideen, die nicht nach Saison, sondern nach Käuferprofilen geordnet sind. Verwende den Suchfilter für die Vorlaufzeit, um herauszufinden, welche Marken dir die Produkte schneller liefern können.

Nachsaisonplanung: Plane auch für die Zeit nach der Saison oder den Feiertagen. Das kann die Abwicklung von Restbeständen, Inventur, Rückblick und Planung für die kommende Saison umfassen.

1. Abwicklung von Restbeständen: Verkaufe überschüssige Ware und ältere Produkte, um Platz für neue Artikel zu schaffen. Möglicherweise durch Sonderaktionen und spezielle Rabatte.

2. Inventur: Das Ende des Jahres ist eine gute Zeit für eine genaue Zählung und Aufzeichnung aller Produkte im Lager, um sicherzustellen, dass die Bestandsaufzeichnungen stimmen.

3. Rückblick: Analysiere deine Verkaufsdaten, um zukünftige Trends zu erkennen und auszuwerten, was gut funktioniert hat und was nicht.

4. Planung für die kommende Saison: Arbeite an deiner Strategie für die Zukunft, wie zum Beispiel die Auswahl neuer Produkte, Festlegung von Verkaufsaktionen und Planung für die Lagerbestände.