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Rechnungsstellung für Kleinunternehmer*innen

4. July 2024 | Herausgegeben von Faire

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Kleinunternehmer*innen sind die Inhaber*innen und Betreiber*innen von kleinen Unternehmen, die in den unterschiedlichsten Branchen tätig sind. Von Handwerk und Einzelhandel bis hin zu freiberuflichen Tätigkeiten und Onlineshops. Das Statistische Bundesamt (Destatis) schätzt die Anzahl der Kleinunternehmen in Deutschland mit bis zu 9 Beschäftigten auf rund 3,6 Millionen.

Freiberufler*innen, Unternehmer*innen und auch Selbstständige können die Kleinunternehmerregelung anwenden. Das geht, wenn sie im vorigen Kalenderjahr nicht mehr als 22.000 € Umsatz hatten und der Umsatz im aktuellen Kalenderjahr 50.000 € nicht überschreiten wird. Kleinunternehmen haben keine Umsatzsteuerpflicht. Hier findest du eine gute Übersicht dazu von der IHK. In diesem Artikel beschreiben was man für die Rechnung als Kleinunternehmer*in beachten muss.

Wer kann die Kleinunternehmerregel nutzen?

Hier ein paar Beispiele, wer in Deutschland unter die Rubrik Kleinunternehmer fallen kann:

Gastronomie: Cafés, Foodtrucks, Eisdielen

Dienstleistungsbetriebe: Friseursalons, Kosmetikstudios, Reinigungsdienste

Freiberufliche Tätigkeiten: Grafikdesign, Webdesign, Text, Fotografie, Übersetzungen, Journalismus

Beratung und Training: Marketing, Fitness-Training, Coaching, IT-Beratung

Kreative Berufe: Kunst, Musik, Handwerk 

Einzelhandel: Buchläden, Geschenkeläden, Boutiquen

Kleingewerbe und Kleinunternehmer*in

Nicht jedes Kleingewerbe ist automatisch ein*e Kleinunternehmer*in. Ein Kleingewerbe bezeichnet einen kleinen Gewerbebetrieb mit einer einfachen Betriebsstruktur und niedrigen Umsätzen, der nach den Vorschriften des BGB agiert und keine doppelte Buchführung erfordert. 

Kleinunternehmer*innen hingegen beziehen sich auf steuerrechtliche Kriterien gemäß § 19 UStG, wobei die Umsatzgrenzen im vorangegangenen Jahr 22.000 € und im laufenden Jahr 50.000 € nicht überschreiten dürfen. Kleinunternehmer*innen müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Ein Kleingewerbe kann die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung überschreiten oder sich bewusst für die Regelbesteuerung entscheiden, weshalb die Begriffe nicht synonym verwendet werden können. Es ist wichtig, sich gut zu informieren und alles mit einer Steuerberatung zu besprechen.

Als Kleinunternehmer*in profitierst du also von der Regelung, dass du keine Umsatzsteuer ausweisen musst. Das bedeutet aber auch, dass du deine Rechnungen korrekt gestalten musst, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Rechnung im Kleinunternehmen: Was muss auf der Rechnung stehe?

  • Deine vollständigen Angaben: Name, Anschrift und Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Die vollständigen Angaben des Rechnungsempfängers: Name und Anschrift
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Beschreibung der Leistung oder des verkauften Produkts
  • Die Menge und ggf. die Einheit der Leistung oder des Produkts
  • Der Betrag
  • Den Hinweis, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Dies kann zum Beispiel durch den Zusatz „Gemäß § 19 UStG befreit“ erfolgen.
  • Gibt es Skontofristen, müssen diese ebenfalls auf der Rechnung angegeben werden
  • Zahlungsziele: Gib auf der Rechnung ein Zahlungsziel an (zahlbar innerhalb von …)

Zusätzliche Tipps für die Rechnungsstellung:

  • Verwende ein einheitliches Format für deine Rechnungen. 
  • Stelle deine Rechnungen zeitnah aus, spätestens aber innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung oder Lieferung der Produkte.
  • Bewahre Kopien deiner Rechnungen sicher auf. Sie müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Nutze eine Software zur Rechnungsstellung und professionelle Vorlagen, um die Erstellung von Rechnungen zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden. 
  • Hier gibt es ein kostenloses Muster der IHK.

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Kleinunternehmerregelung: Vor- und Nachteile

Die Kleinunternehmerregelung (KUR) ist eine Regelung in der deutschen Umsatzsteuer, die es Kleinunternehmer*innen ermöglicht, von der Umsatzsteuer befreit zu werden. Dies bedeutet, dass sie bei ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. 

Vorteile der Kleinunternehmerregelung:

  • Weniger Bürokratie: Kleinunternehmer*innen müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben und keine Umsatzsteuererklärung erstellen. Das spart Zeit und Geld.
  • Geringere Preise: Da Kleinunternehmer*innen keine Umsatzsteuer auf ihre Leistungen erheben, können sie diese zu einem niedrigeren Preis anbieten als Unternehmen, die nicht unter die KUR fallen. Das kann zu einem Wettbewerbsvorteil führen.
  • Einfache Rechnungen: Da in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss, ist die Rechnungserstellung und -verwaltung vereinfacht.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung:

  • Kein Vorsteuerabzug: Kleinunternehmer*innen können keine Vorsteuer auf ihre Einkäufe abziehen. Dies kann zu einem höheren finanziellen Aufwand führen.
  • Umsatzgrenze: Die KUR kann nur in Anspruch genommen werden, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht über 22.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 € liegt.
  • Nicht geeignet für alle Geschäftsmodelle: Die KUR ist nicht für alle Geschäftsmodelle geeignet. Unternehmen, die vorwiegend mit Geschäftskund*innen handeln oder die schnell expandieren wollen, sollten die KUR unter Umständen nicht in Anspruch nehmen.

Die Kleinunternehmerregelung bietet einige Vorteile für Kleinunternehmer*innen, wie weniger Bürokratie, geringere Preise und einfache Rechnungen. Allerdings gibt es auch einige Nachteile, wie den Ausschluss vom Vorsteuerabzug und die Umsatzgrenze. Ob die KUR für ein Unternehmen geeignet ist, muss im Einzelfall immer geprüft werden. Verzichtet man am Anfang auf die Regelung, bindet man sich für 5 Jahre. Hier findest du einen praktischen Kleinunternehmer-Rechner für einen ersten Überblick.

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